Mẫu hợp đồng thuê viết phần mềm: các điều khoản cần có

Một mẫu hợp đồng thuê viết phần mềm cần làm rõ công việc, nghiệm thu, thanh toán, quyền với mã nguồn và trách nhiệm sau bàn giao. Bạn nên dùng mẫu cùng phụ lục yêu cầu, vì tên chức năng chưa đủ để xác định sản phẩm đạt hay chưa. Mình gợi ý cách điền và kiểm tra dưới đây.

Điều kiện cần trước khi soạn

• Chuẩn bị thông tin bên thuê, bên nhận làm, người ký và căn cứ đại diện hoặc ủy quyền phù hợp.
• Có danh sách chức năng, người sử dụng, dữ liệu đầu vào, kết quả mong muốn và phần việc loại trừ.
• Xác định người được duyệt yêu cầu, chấp thuận phát sinh và xác nhận nghiệm thu bên bạn.
• Chuẩn bị ngân sách, thời điểm cần dùng, tài khoản hạ tầng và quyền cấp quyền truy cập cần thiết.

Thời gian hoàn thiện phụ thuộc độ rõ của yêu cầu và khả năng thống nhất giữa các bên. Khi phạm vi còn mơ hồ, hãy làm rõ trước khi chốt giá và lịch giao.

Cách hoàn thiện mẫu hợp đồng thuê viết phần mềm

Tên gọi hợp đồng phát triển phần mềm hay hợp đồng gia công phần mềm chưa cho biết bạn sẽ nhận những gì. Hãy đọc từng điều khoản theo câu hỏi: ai chịu trách nhiệm, kết quả nào phải có và bằng chứng nào xác nhận hoàn thành?

Các bên và phạm vi công việc

1. 1Điền thông tin các bên và người ký; bước này xong khi thông tin khớp hồ sơ và căn cứ ký được xác định.

Nếu chưa rõ thẩm quyền, yêu cầu bổ sung hồ sơ đại diện hoặc ủy quyền trước khi ký. Người trao đổi công việc hằng ngày có thể khác người được quyền cam kết thay doanh nghiệp.

2. 2Đính kèm phụ lục yêu cầu; bước này xong khi từng chức năng có đầu vào, kết quả, giới hạn và phần loại trừ.

Nếu chưa mô tả được, dùng tình huống nghiệp vụ để thống nhất rồi cập nhật phụ lục. Chẳng hạn, “quản lý đơn hàng” cần nói rõ ai được sửa đơn, trạng thái nào được sửa và thông tin nào phải lưu. Ghi cách nhận diện phiên bản phụ lục, cùng thứ tự ưu tiên nếu tài liệu mâu thuẫn.

Tiến độ và nghiệm thu

3. 3Lập lịch bàn giao theo mốc; bước này xong khi mỗi mốc có sản phẩm, hạn giao và điều kiện bắt đầu.

Nếu thiếu dữ liệu hoặc quyền truy cập từ bên bạn, thống nhất cách báo thiếu và điều chỉnh lịch bằng văn bản. Điều khoản cũng nên chỉ rõ trách nhiệm khi bên nhận làm chậm, tránh mặc định mọi chậm trễ đều do thay đổi yêu cầu.

4. 4Viết tiêu chí nghiệm thu; bước này xong khi đã xác định người thử, môi trường, dữ liệu, thời hạn phản hồi và điều kiện đạt.

Nếu kết quả chưa đạt, lập danh sách lỗi gắn với yêu cầu, hẹn sửa và thử lại. Phân biệt lỗi ngăn sử dụng với lỗi có thể xử lý sau theo thỏa thuận. Nêu cách xác nhận bằng biên bản hoặc kênh văn bản đã chọn; tránh điều khoản coi im lặng là đồng ý khi chưa rõ thời hạn và cách thông báo.

Giá, thanh toán và phát sinh

5. 5Gắn khoản thanh toán với mốc công việc; bước này xong khi có giá, thuế phí, hạn trả và hồ sơ làm căn cứ thanh toán.

Nếu đề nghị trả tiền chưa khớp kết quả bàn giao, đối chiếu điều kiện của mốc đó trước khi xác nhận. Nêu riêng chi phí máy chủ, tên miền, giấy phép và dịch vụ bên ngoài, ai trả và thời điểm phát sinh. Đừng để “trọn gói” mang nhiều cách hiểu.

6. 6Quy định cách duyệt thay đổi; bước này xong khi yêu cầu mới phải có mô tả, tác động tới giá, lịch giao và người chấp thuận.

Nếu chưa thống nhất, giữ yêu cầu ở trạng thái chờ duyệt. Phân biệt sửa lỗi so với yêu cầu đã chốt với bổ sung chức năng mới. Bạn có thể đọc cách hstation xác định báo giá để chuẩn bị phần phạm vi và phát sinh.

Mã nguồn và tài sản bàn giao

7. 7Xác định quyền đối với sản phẩm; bước này xong khi quyền sử dụng, sửa đổi, chuyển giao và thời điểm chuyển quyền được viết rõ.

Nếu có thư viện hoặc thành phần bên ngoài, yêu cầu liệt kê giấy phép và giới hạn áp dụng. Tách phần viết riêng khỏi công cụ có sẵn của bên nhận làm. Quyền truy cập kho mã và quyền đối với phần mềm là các nội dung cần thỏa thuận riêng; đừng chỉ ghi “bàn giao toàn bộ”.

8. 8Lập danh mục bàn giao; bước này xong khi có mã nguồn, tài khoản, cấu hình, dữ liệu và tài liệu cài đặt, vận hành cần thiết.

Nếu thiếu quyền quản trị hoặc hướng dẫn, đưa phần thiếu vào biên bản và hẹn bổ sung trước khi xác nhận hoàn tất. Ghi cách chuyển thông tin truy cập an toàn, thu hồi quyền của người không còn tham gia và xác nhận bên bạn có thể tiếp quản.

Bảo hành, bảo trì và bảo mật

9. 9Tách bảo hành khỏi bảo trì; bước này xong khi có phạm vi lỗi, thời gian áp dụng, kênh tiếp nhận và cách xử lý.

Nếu yêu cầu hỗ trợ nằm ngoài phạm vi, đề nghị giải thích và báo giá trước. Bảo trì có thể gồm cập nhật hoặc vận hành định kỳ theo thỏa thuận riêng. Phân biệt thời hạn phản hồi với thời hạn khắc phục để tránh hiểu rằng nhận thông báo đồng nghĩa sửa xong.

10. 10Viết điều khoản bảo mật dữ liệu; bước này xong khi có loại dữ liệu, mục đích sử dụng, người được truy cập và nghĩa vụ khi kết thúc.

Nếu chưa cần dữ liệu thật để phát triển, ưu tiên dữ liệu giả lập. Quy định việc dùng nhà thầu phụ, sao chép dữ liệu, thông báo sự cố và hoàn trả hoặc xóa dữ liệu theo thỏa thuận, phù hợp nghĩa vụ pháp luật áp dụng.

Chấm dứt và tranh chấp

11. 11Quy định việc chấm dứt hợp đồng; bước này xong khi có căn cứ, cách thông báo, thời hạn khắc phục và cách quyết toán.

Nếu công việc dừng giữa chừng, cần xác định phần đã hoàn thành, khoản phải trả hoặc hoàn lại, tài sản phải giao và hỗ trợ chuyển tiếp. Quyền đối với phần đã thanh toán cũng cần rõ để tránh có mã nguồn nhưng chưa rõ quyền sử dụng.

12. 12Chọn cơ chế giải quyết tranh chấp; bước này xong khi có đầu mối thương lượng và cơ quan giải quyết được xác định phù hợp.

Nếu điều khoản còn mơ hồ, nhờ người có chuyên môn rà soát trước khi ký. Với hợp đồng gia công phần mềm song ngữ, thống nhất bản ngôn ngữ ưu tiên khi cách hiểu khác nhau và đối chiếu thuật ngữ nghiệm thu, bảo hành, chuyển quyền.

Khung ngắn để tự điền

Khung mẫu là gợi ý chung, hợp đồng giá trị lớn nên có luật sư đọc lại. Khi dùng mẫu hợp đồng thuê viết phần mềm này, hãy bổ sung phụ lục yêu cầu và tiêu chí nghiệm thu trước khi ký.

HỢP ĐỒNG THUÊ VIẾT PHẦN MỀM
Bên thuê: [tên, địa chỉ, thông tin định danh]
Đại diện và căn cứ ký: [thông tin]
Bên nhận làm: [tên, địa chỉ, thông tin định danh]
Đại diện và căn cứ ký: [thông tin]
Phạm vi: [sản phẩm, phụ lục, phiên bản, loại trừ]
Tiến độ: [mốc, kết quả, hạn giao, điều kiện]
Nghiệm thu: [người thử, dữ liệu, môi trường]
Điều kiện đạt: [tiêu chí, thời hạn, cách xác nhận]
Xử lý chưa đạt: [báo lỗi, sửa, thử lại]
Giá và thanh toán: [giá, thuế phí, mốc, hồ sơ]
Phát sinh: [người duyệt, giá, lịch điều chỉnh]
Quyền phần mềm: [quyền, thời điểm, ngoại lệ]
Bàn giao: [mã, tài khoản, dữ liệu, tài liệu]
Bảo hành: [phạm vi, thời hạn, cách xử lý]
Bảo trì: [công việc, chi phí, thỏa thuận riêng]
Bảo mật: [quyền truy cập, sự cố, xử lý dữ liệu]
Chấm dứt: [căn cứ, thông báo, quyết toán, bàn giao]
Tranh chấp: [thương lượng, cơ quan giải quyết]
Hiệu lực và xác nhận: [thời điểm, chữ ký]

Ví dụ cách thể hiện cam kết

Tại hstation, mã nằm trong kho đứng tên khách từ ngày đầu; giá cố định theo phạm vi đã thống nhất bằng văn bản, phát sinh báo giá riêng trước khi làm. Bảo hành sáu mươi ngày sau bàn giao áp dụng cho lỗi trong phạm vi đã thống nhất.

Đây là ví dụ để bạn đối chiếu cách viết cam kết. Với nhà cung cấp được chọn, vẫn cần ghi rõ quyền quản trị kho, thời điểm bàn giao và cách xác định lỗi thuộc bảo hành.

Kiểm lại

• Phụ lục yêu cầu có phiên bản thống nhất và tiêu chí nghiệm thu rõ.
• Thanh toán gắn với điều kiện cụ thể; phát sinh có người duyệt.
• Quyền phần mềm, tài khoản và danh mục bàn giao đã được xác định.
• Bảo hành, bảo mật, chấm dứt và tranh chấp đều có cách xử lý.

Khi đã có danh sách yêu cầu, bạn có thể gửi thông tin để nhận báo giá và dùng phạm vi được thống nhất làm cơ sở hoàn thiện hợp đồng.